Als een werknemer niet op het werk verschijnt en u de reden niet kent, staat ongeoorloofde afwezigheid nog niet vast. Controleer eerst het afgesproken rooster, verlof en ziekmeldingen. Vraag vervolgens contact en een toelichting. Een bericht om het contact te herstellen heeft een ander doel dan een waarschuwing, loonmaatregel of ontslagbesluit.
Controleer het rooster en eerdere berichten, vraag om uitleg en kies daarna de passende route. Houd medische vragen bij de bedrijfsarts.
Controleer ook uw eigen informatie
Vergelijk het gepubliceerde rooster met eventuele latere wijzigingen. Kijk of een collega of leidinggevende een verlof- of ziekmelding ontving. Noteer welke contactpogingen werkelijk zijn gedaan en via welk bekend kanaal. Schrijf "wij hebben nog geen verklaring ontvangen" als dat klopt; schrijf niet dat de werknemer bewust weigert zolang u dat niet weet.
Voorbeeld: twee versies van hetzelfde rooster
Een fictieve medewerker verwacht een middagdienst; de leidinggevende kijkt naar een gewijzigd ochtendrooster. Een oproep die de datum en begintijd noemt, maakt het verschil zichtbaar. Vraag de werknemer welke planning die heeft ontvangen en bewaar beide versies. Bespreek daarna hoe toekomstige wijzigingen worden bevestigd. Een verwijtende brief had hier het communicatieprobleem kunnen verbergen.
Bij ziekte verandert de route
Meldt de werknemer ziekte, volg dan uw verzuimprocedure. U mag vragen wanneer de werknemer verwacht weer te kunnen werken, maar niet naar de diagnose of oorzaak. Laat de medische beoordeling bij de bedrijfsarts. Vraag in een gewone contactoproep daarom niet om een medisch dossier of behandelbewijs.
Geef een haalbare contactmogelijkheid
Vermeld wie bereikbaar is, op welk nummer of adres en wanneer u een reactie vraagt. Houd rekening met de mogelijke reden dat contact niet lukte. Bevestig het antwoord en de eerstvolgende afspraak. Blijft contact uit, laat verdere arbeidsrechtelijke stappen afzonderlijk beoordelen in plaats van automatisch de zwaarste maatregel aan de oproep te verbinden.