Een gesprek over onvoldoende functioneren moet de werknemer duidelijk maken wat volgens u beter moet en ruimte bieden om daarop te reageren. Gebruik de uitnodiging om die voorbereiding mogelijk te maken. Noem de functie-eisen, relevante voorbeelden en het doel van het overleg. Een algemene zin over een “verkeerde houding” helpt niet bepalen welk gedrag u verwacht.
Stuur concrete voorbeelden mee en laat zien welke verbetering en hulp u wilt bespreken. Een vooraf vaststaande mislukking is geen verbeterkans.
Maak zichtbaar waarop uw oordeel rust
Kies recente voorbeelden die bij de eigen werkzaamheden horen. Benoem wat afgesproken was, wat gebeurde en wat het gevolg was. Vraag ook naar ontbrekende instructie, hulpmiddelen of onduidelijke prioriteiten. Volgens de uitleg van SZW moet de werkgever onvoldoende functioneren tijdig bespreken en helpen verbeteren. Onvoldoende scholing of gebrekkige arbeidsomstandigheden mogen niet simpelweg op de werknemer worden afgewenteld.
Voorbeeld: drie fouten, maar twee soorten oorzaak
Fictief: van twintig offertes bevatten er drie een onjuiste levertijd. Twee kwamen uit een verouderde prijslijst; bij de derde was een beschikbare controle overgeslagen. De uitnodiging bevat deze voorbeelden zonder ze als drie identieke persoonlijke fouten te tellen. Bespreek zowel het herstel van de bronlijst als het toepassen van de controle. Zo wordt duidelijk welke ondersteuning en welk gedrag kunnen worden beoordeeld.
Bespreek een echte kans op verbetering
Neem onderwerpen op zoals begeleiding, scholing, haalbare doelen en evaluatiemomenten. Geef aan wat nog voorstel is en wat eerder is afgesproken. De duur vraagt beoordeling van functie, problemen en benodigde ondersteuning; verzin geen universele wettelijke verbetertermijn. Speelt ziekte mogelijk mee, laat dat via de juiste medische route beoordelen. Leg na het gesprek ook de reactie en concrete afspraken van de werknemer vast.