Een zorgaanbieder onder de Wkkgz moet calamiteiten bij de IGJ melden. Het gaat om een onverwachte of niet-bedoelde gebeurtenis die met de kwaliteit van zorg samenhangt en tot overlijden of ernstige schade bij een cliënt leidt. Niet ieder incident is een calamiteit. Maar onzekerheid is een reden voor een snelle beoordeling, niet om de gebeurtenis uit het beleid weg te laten.
Houd directe veiligheid, beoordeling en melding uit elkaar zodat onderzoek geen uitstel wordt.
Beoordeel de gebeurtenis
Bij twijfel heeft u vanaf constatering van de gebeurtenis zes weken om te onderzoeken of het een calamiteit is. Zodra u dat vaststelt, meldt u binnen drie werkdagen. Is na onderzoek nog onduidelijk of het een calamiteit is, dan adviseert IGJ wel te melden. Deze termijnen zijn niet hetzelfde als de latere termijn voor een onderzoeksrapport.
Wijs een verantwoordelijke en vervanger aan voor de beoordeling en melding. Leg vast hoe een medewerker hen direct bereikt, ook buiten kantooruren. Zorg eerst dat de cliënt passende hulp krijgt en dat een herhaling zo veel mogelijk wordt voorkomen. Bewaar feiten en relevante registraties zonder achteraf het oorspronkelijke dossier te overschrijven.
Twee klokken in uw registratie
Fictief voorbeeld: na een medicatiefout wordt een cliënt ernstig ziek. Noteer wanneer de gebeurtenis bekend werd en wanneer is vastgesteld dat het om een calamiteit gaat. Gebruik een aparte beslisnotitie met de onderbouwing. Wacht met melden niet totdat ieder interview voor het volledige onderzoek is afgerond.
Bespreek met cliënt of familie hoe zij worden betrokken en wie contact houdt. Onderzoek de werkwijze, overdracht en omstandigheden in plaats van alleen één medewerker aan te wijzen. Beschrijf per verbetermaatregel een eigenaar, uitvoeringsmoment en manier om te controleren of de maatregel werkt.
Onderzoek moet tot verbetering leiden
Volg na de melding de instructie van IGJ voor uw zorgsector. Niet altijd is het volledige rapport nodig; IGJ kan bijvoorbeeld een samenvatting of verbeteroverzicht vragen. Download de verzendbevestiging meteen en bewaar het referentienummer. Voor patiënten en andere betrokkenen verwijst IGJ naar het Landelijk Meldpunt Zorg, een andere route dan de verplichte aanbiedersmelding.