Het vertrek van een patiënt is geen reden om het medisch dossier meteen te wissen. Voor medische dossiers geldt als hoofdregel minstens twintig jaar bewaren vanaf de laatste wijziging. Soms is langer bewaren nodig. Een dossier- en bewaarbeleid moet daarom verder gaan dan één automatische verwijderdatum voor alle bestanden.
Maak onderscheid tussen het behandeldossier, losse kopieën en andere administratie.
Niet elk bestand is hetzelfde dossier
Rijksoverheid noemt bijvoorbeeld noodzakelijke verdere behandeling als reden voor langer bewaren. Andere wettelijke regels kunnen voor bepaalde gegevens gelden. Gebruik deze medische bewaartermijn niet automatisch voor personeelsdossiers, facturen of marketinglijsten. Die bestanden hebben een ander doel en vragen een eigen beoordeling.
Breng in kaart waar medische gegevens staan: het officiële dossier, e-mailbijlagen, exports, papier en back-ups. Benoem welke versie het dossier vormt en wie toegang nodig heeft voor diens taak. Losse kopieën op een gedeelde schijf zijn geen veilige bewaarmethode omdat het centrale dossier wordt bewaard.
Eén patiënt, verschillende bestanden
Fictief voorbeeld: een praktijk sluit een behandeling af. Het dossier blijft beschikbaar in het zorgsysteem, maar een medewerker heeft een export op een laptop voor een afgerond overleg. Beoordeel die tijdelijke kopie apart. De plicht om het dossier te bewaren betekent niet dat iedere export twintig jaar op iedere laptop moet blijven.
Een verzoek van een patiënt om vernietiging stuurt u naar een aangewezen beoordelaar. Verwijder niet direct en weiger ook niet automatisch met een beroep op twintig jaar. Rijksoverheid vermeldt dat patiënten eerder vernietigen kunnen vragen en dat weigering alleen in bijzondere gevallen kan. Laat de toepasselijke voorwaarden en gevolgen zorgvuldig beoordelen.
Opruimen met een beslisroute
Leg vast wie termijnen bewaakt, wie uitzonderingen beslist en hoe verwijdering aantoonbaar wordt uitgevoerd. Regel ook dossieroverdracht bij praktijkbeëindiging en verwijdering uit tijdelijke opslag. Test of medewerkers de route kennen, zodat een verzoek niet blijft liggen bij iemand zonder bevoegdheid.