Bij een volwassen cliënt thuis ziet de avondmedewerker een leeg vakje bij de ochtendmedicatie. De ochtendcollega is nog niet bereikt. Het beleid moet helpen vaststellen wat bekend is en wie de vervolgbeoordeling doet. Een administratieve twijfel is geen toestemming om op eigen inzicht alsnog medicatie te geven of een dosis te verdubbelen.
Een ontbrekende registratie bewijst niet wat er is toegediend. Regel een veilige contactroute en leg vast hoe medewerkers onzekerheid doorgeven.
Laat een registratie de werkelijke handeling weergeven
Zorg voor Beter legt uit waarom de actuele toedienlijst van de apotheek nodig is: zij ondersteunt de juiste handeling en laat collega’s zien wat is gedaan. Leg lokaal duidelijk vast hoe toegediend, bewust niet toegediend en een ontbrekende registratie herkenbaar zijn. Controle, toediening en aftekening moeten direct op elkaar aansluiten; vooraf voor iedereen aftekenen maakt onbetrouwbaar wat een paraaf betekent.
Test uw contactroute buiten kantooruren
Werk een oefensituatie uit zonder echte cliëntgegevens: om 20.10 uur wordt de lege registratie gezien; wie wordt gebeld, waar staat het juiste contact en welke gegevens zijn voor beoordeling nodig? Laat de bevoegde zorgprofessional de vervolgactie bepalen volgens de passende zorgafspraken. Regel een vervanger als de eerste contactpersoon niet reageert. Zet een telefoonnummer niet alleen in een kantoorcomputer waar de avondmedewerker geen toegang toe heeft.
Volg de afwijking op zonder achteraf zekerheid te verzinnen
Noteer de waarneming, ontvangen informatie, wie is geraadpleegd en de werkelijke vervolgactie. Vul geen paraaf in alsof u zelf de ochtendtoediening zag. Bespreek daarna waarom de onzekerheid ontstond: onduidelijke code, overdracht of systeemtoegang? Pas de procedure gericht aan en controleer een volgende dienst of zij werkt. Dit artikel gaat over organiseren en registreren, niet over een klinische beslissing voor een bepaalde dosis.