Bij samenwerking tussen zorgverleners moet duidelijk zijn wie een taak uitvoert, wie op terugkoppeling let en waar de patiënt met vragen terechtkan. Een algemene afspraak om “goed samen te werken” is daarvoor te vaag. De KNMG benadrukt dat iedere betrokken zorgverlener de eigen professionele verantwoordelijkheid behoudt en dat overdracht van taken expliciet plaatsvindt.
Een verwijzing of gedeeld dossier zegt nog niet wie opvolgt. Leg verantwoordelijkheden en terugkoppeling per zorgmoment vast.
Maak van verzenden geen stilzwijgende overdracht
Bepaal welke informatie met een overdracht meegaat, aan welke bevoegde ontvanger en hoe ontvangst en aanvaarding worden bevestigd. Beschrijf ook wat gebeurt als de ontvangende partij geen capaciteit heeft. Gebruik een passende beveiligde route en deel alleen informatie die binnen de geldende regels nodig is. Een samenwerkingscontract geeft geen onbeperkte toegang tot alle dossiers.
Voorbeeld: de aanvraag staat nog in een wachtrij
Fictief: praktijk A stuurt een verzoek om vervolgbegeleiding aan praktijk B. A denkt dat B de patiënt belt; B heeft alleen een automatische ontvangstmail verstuurd. Na een week weet de patiënt nog niets. Test daarom de afspraak met dit scenario: wie controleert acceptatie, wie informeert de patiënt en wie handelt als begeleiding niet kan starten? De automatische mail bevestigt ontvangst, geen inhoudelijke taakovername.
Toets de afspraak met de patiëntreis
Loop één traject door vanaf eerste contact tot afsluiting. Noteer bij ieder wisselmoment een verantwoordelijke en achtervang. Vraag of de patiënt begrijpt wie bereikbaar is. Controleer bij personeelswisselingen of contactgegevens en bevoegdheden nog kloppen. Bespreek een gemiste overdracht samen en pas de werkafspraak aan; alleen een nieuwe handtekening onder dezelfde tekst voorkomt herhaling niet.