Een beleid voor medische gegevens begint bij de concrete uitwisseling: wie vraagt wat, met welk doel? Laat medewerkers dat vaststellen voordat zij een dossier versturen. Een patiënt die ergens toestemming voor gaf, heeft daarmee niet automatisch ingestemd met alle toekomstige ontvangers of met het delen van zijn volledige medische geschiedenis.
Beoordeel per ontvanger welke informatie nodig is en op welke grond u die deelt. Een algemeen vinkje vervangt dat niet.
Dezelfde behandeling of een andere ontvanger?
De KNMG onderscheidt rechtstreeks betrokkenen bij dezelfde behandelingsovereenkomst van andere ontvangers. Rechtstreeks betrokkenen mogen zonder aparte toestemming de informatie ontvangen die voor hun werkzaamheden noodzakelijk is. Dat geeft niet iedere zorgmedewerker toegang tot alles. Voor anderen beoordeelt u toestemming of een andere geldige grond voor doorbreking van het beroepsgeheim. Laat twijfel door de bevoegde zorgprofessional beoordelen.
Voorbeeld: één uitslag wordt dertig pagina’s
Fictief: een patiënt stemt in met het sturen van een bepaalde onderzoeksuitslag aan een genoemde behandelaar. Het systeem selecteert standaard het hele dossier van dertig pagina’s. Controleer vóór verzending de bijlage, ontvanger en omvang. De oorspronkelijke afspraak is geen reden om de extra voorgeschiedenis mee te sturen. Laat een bevoegde medewerker de relevante informatie selecteren en controleer het daadwerkelijke bestand.
Leg vast wat werkelijk is gedeeld
Registreer de beoordeelde grond, relevante toestemming en uitgevoerde verstrekking. Gebruik een passend beveiligd kanaal en verifieer het adres. Geef patiënten een herkenbaar contactpunt voor vragen of een gewijzigde keuze. Trek na een wijziging niet de conclusie dat eerder rechtmatig gedeelde informatie overal verdwijnt. Beoordeel toekomstige uitwisselingen opnieuw en leg uit welke gegevens om andere redenen bewaard moeten blijven.