Een tekstidee laten bedenken vraagt andere afspraken dan sollicitanten laten rangschikken. Geef medewerkers daarom geen algemene toestemming voor alles wat een AI-tool kan. Bepaal per toepassing welke informatie erin mag, wie de uitkomst controleert en wanneer vooraf beoordeling nodig is. De indeling in deze gids is een mogelijke interne werkwijze. Zij vervangt geen beoordeling onder de AVG, AI-verordening of andere regels.
Beschrijf de toepassing in één zin
Schrijf als voorbereiding: deze medewerker gebruikt deze dienst met deze invoer voor deze uitkomst. Voeg toe wie die uitkomst krijgt. Een brainstorm voor uzelf verschilt van een bericht dat automatisch aan klanten wordt gestuurd. Noteer ook of de medewerker een persoonlijk account of een door de organisatie beheerd account gebruikt. De instellingen en contracten kunnen anders zijn.
Vraag vervolgens wat er gebeurt als de uitkomst fout is. Kan iemand een verkeerde afspraak krijgen, onterecht worden beoordeeld of vertrouwelijke informatie verliezen? Deze vragen maken zichtbaar welk werk extra controle nodig heeft. Een bekende merknaam of betaalde versie zegt op zichzelf niet dat uw concrete toepassing is toegestaan.
Kies een interne route per toepassing
| Verzonnen toepassing | Mogelijke werkafspraak |
|---|---|
| Ideeën voor een openbare evenementtitel | Goedgekeurde dienst, geen vertrouwelijke invoer, medewerker kiest zelf. |
| Conceptantwoord op een klantvraag | Eerst gegevensgebruik beoordelen; controleren vóór verzending. |
| Sollicitanten beoordelen of selecteren | Niet starten zonder afzonderlijke juridische en technische beoordeling. |
| Geheime offerte in een onbekende dienst plakken | Blokkeren binnen deze voorbeeldwerkwijze en een veilige route zoeken. |
Dit zijn voorgestelde bedrijfskeuzes, geen wettelijke vrijstellingen. Menselijke controle maakt een verboden of onrechtmatige toepassing niet alsnog toegestaan. Zet bij elke toegestane route een aanspreekpunt. Een medewerker moet ook kunnen stoppen en vragen stellen wanneer de werkelijke situatie afwijkt van het voorbeeld.
Voorbeeld: een verkoopteam test drie taken
Een verzonnen groothandel wil tijd besparen. Het team kiest eerst een proef met algemene productteksten op basis van openbare specificaties. Een medewerker controleert maten en productclaims met de eigen bron. Klantnamen en prijzen uit individuele offertes worden niet ingevoerd. Voor samenvattingen van klantgesprekken vraagt het team eerst beoordeling van gegevensgebruik en leveranciersinstellingen.
De derde wens is automatisch bepalen welke klanten minder krediet krijgen. Die wordt buiten de proef gehouden. Het team heeft nog geen beoordeling van gevolgen voor personen en toepasselijke regels. Zo betekent één goedgekeurde proef niet dat alle taken zijn vrijgegeven. Na twee weken bespreekt het team fouten, correctietijd en vragen voordat het de proef uitbreidt.
Maak controleren en leren concreet
De Europese Commissie legt uit dat AI-geletterdheid moet aansluiten bij systemen, taken, kennis en risico's. Er is geen algemeen verplicht certificaat of vaste interne AI-functie voor deze verplichting. Maak voor uw eigen team een oefening met een fout antwoord en laat medewerkers de oorspronkelijke feiten terugvinden. Spreek af dat een bronvermelding van AI eerst wordt geopend en gecontroleerd. Bewaar welke instructies en oefeningen u heeft gegeven.
Leg de gekozen werkwijze vast en oefen ermee
Het AI-beleid past bij interne gebruiksregels voor medewerkers, ingehuurde krachten en stagiairs. Het keurt geen leverancier goed en vervangt geen aparte beoordeling van persoonsgegevens of risicovolle AI. U kunt gratis beginnen met een bestaande interne instructie en de officiële uitleg. Het document helpt als u dezelfde regels breder wilt vastleggen. Wijs een beheerder aan en pas de afspraken aan bij nieuwe taken of diensten.