Een voorstel, prijsberekening of technisch idee hoeft niet meteen volledig op tafel te liggen. Als zelfstandig ondernemer of klein bedrijf kunt u eerst bepalen welke informatie nodig is voor het gesprek en welke informatie nog intern blijft. Een geheimhoudingsovereenkomst, ook NDA genoemd, kan afspraken over vertrouwelijk gebruik ondersteunen. Zij maakt een idee niet automatisch octrooieerbaar en vervangt geen afspraken over eigendom of toestemming.
Deel alleen wat het gesprek nodig heeft
- Schrijf uw doel op: bijvoorbeeld een leverancier laten beoordelen of een prototype maakbaar is.
- Maak twee lijsten: informatie die de ander nodig heeft en informatie die nog intern kan blijven. Deel eerst de beperkte versie.
- Markeer bestanden als vertrouwelijk, gebruik een beperkte toegangslink en stuur geen volledige klantlijst of broncode als een samenvatting volstaat.
Maak onderscheid tussen informatie die u zelf heeft ontwikkeld en informatie die al openbaar, algemeen bekend of eerder rechtmatig bij de ontvanger bekend was. Een geheimhoudingsafspraak hoort zulke uitzonderingen duidelijk te behandelen. U kunt niet achteraf alles als nieuw geheim bestempelen.
Kies eenzijdige of wederzijdse geheimhouding
| Gesprek | Passende aanpak | Praktische grens |
|---|---|---|
| U toont een prototype aan een leverancier | Eenzijdige NDA als vooral uw informatie wordt gedeeld. | Geef alleen tekeningen en specificaties die nodig zijn voor de offerte. |
| U en een partner delen plannen en prijzen | Wederzijdse NDA als beide partijen informatie aanleveren. | Beschrijf per doel wie wat mag gebruiken en met wie het intern mag worden gedeeld. |
Een NDA heeft geen vaste vorm. KVK noemt in elk geval de informatie, toegestane kijkers en de duur. RVO benadrukt maatregelen om informatie geheim te houden, zoals een NDA en goede beveiliging.
Leg gebruik, duur en einde vast
- Welke informatie valt eronder en waarvoor mag de ontvanger die gebruiken?
- Welke medewerkers, adviseurs of leveranciers mogen erbij, en moeten zij dezelfde geheimhouding kennen?
- Hoe lang geldt de afspraak, ook als de gesprekken stoppen?
- Moet de ontvanger bestanden en prototypes teruggeven of verwijderen, en hoe bevestigt die dat?
- Wat gebeurt er bij een lek of overtreding, bijvoorbeeld melding, herstel of een afgesproken boete?
Let op persoonsgegevens en verstuur gericht
Een NDA bepaalt niet automatisch wat u met persoonsgegevens mag doen. Deel bijvoorbeeld alleen de klantgegevens die voor het gesprek nodig zijn, beperk de toegang en controleer welke wettelijke reden (grondslag) u heeft om die gegevens te delen en hoe u ze beveiligt. Een set verzonnen voorbeeldgegevens kan vaak volstaan voor een eerste voorstel. Controleer vóór verzending ontvanger, bijlagen, linkrechten en de verwijderdatum.
Gebruik het bijbehorende document wanneer u vóór een concreet gesprek wilt vastleggen welke vertrouwelijke informatie een partij voor welk doel mag gebruiken. Het past minder goed wanneer u al afspraken maakt over prijs, planning, levering of eigendom. Leg die onderdelen dan ook in een passende overeenkomst vast.
Laat u een leverancier met klantgegevens werken? Beoordeel eerst of die leverancier verwerker of verantwoordelijke is. Wilt u informatie in een AI-dienst gebruiken, maak dan vooraf afspraken over AI-gebruik op het werk.