Twee ondernemingen kunnen samen een project uitvoeren en ieder hun eigen bedrijf houden. Maak duidelijk wie de klant een aanbod doet, wie tekent en wie wordt betaald. De titel “samenwerkingsovereenkomst” bepaalt niet alleen welke rechtsvorm of aansprakelijkheid geldt. Laat de feitelijke samenwerking beoordelen als u structureel onder één naam een onderneming gaat voeren.
Kies eerst hoe u naar buiten optreedt
Een ontwerpbureau en een technisch bedrijf maken bijvoorbeeld samen een demonstratiemodel. Ze kunnen ieder een eigen deel aan dezelfde klant leveren, of afspreken dat één bedrijf de klantopdracht aanneemt en het andere inschakelt. In beide gevallen moeten de klantafspraken aansluiten op de onderlinge verdeling. Anders belooft het ene bedrijf meer dan het andere wil uitvoeren.
Een vof is een andere keuze: u voert samen een onderneming onder een gezamenlijke naam. Bij een vof kan iedere vennoot voor de hele schuld aansprakelijk zijn, ook als een ander die veroorzaakte. “Wij delen alleen de winst” is daarom onvoldoende uitleg. Bekijk doel, duur, optreden tegenover klanten en gezamenlijke verplichtingen voordat u kiest voor een eenvoudige projectafspraak.
Maak tijd, geld en middelen vergelijkbaar
Schrijf per onderneming op wat zij bijdraagt en wanneer. Een geldbedrag, veertig werkuren en het gebruik van een machine zijn verschillende bijdragen. Spreek af of uren apart worden betaald of al verwerkt zijn in de verdeling. Geef bestaande materialen en kennis een eigenaar. Beschrijf daarna wie nieuwe ontwerpen mag gebruiken, ook als het project stopt.
Noem een bijdrage geen lening als er geen afspraak over terugbetaling is. Spreek bij materiaalgebruik af wie vervoer, onderhoud en schade betaalt. Voor klantgegevens moet u afzonderlijk bepalen welke privacyafspraken nodig zijn. Een algemene afspraak over vertrouwelijkheid geeft niet automatisch toestemming om persoonsgegevens uit te wisselen.
Voorbeeld: omzet delen of eerst kosten verrekenen?
Stel dat een project €12.000 oplevert. Bedrijf A betaalt €3.000 materialen en bedrijf B €1.000 transport. Alle bedragen in dit fictieve voorbeeld zijn exclusief btw. Eigen werkuren zijn bewust niet apart betaald. De afspraak is: eerst deze goedgekeurde kosten terug, daarna het restant ieder voor de helft. Dat is iets anders dan de omzet direct halveren.
| Berekening | Bedrag |
|---|---|
| Ontvangen projectopbrengst | €12.000 |
| Goedgekeurde kosten A + B | €4.000 |
| Te verdelen restant | €8.000 |
| A ontvangt: €3.000 + €4.000 | €7.000 |
| B ontvangt: €1.000 + €4.000 | €5.000 |
Bespreek ook het tegenvallende scenario. Als de klant slechts €2.000 betaalt, is er niet genoeg om alle kosten terug te betalen. Wie draagt dat tekort en in welke verhouding? Maak onderscheid tussen gefactureerde omzet en werkelijk ontvangen geld. Laat de administratieve en fiscale verwerking controleren; deze verdeelsom is geen belastingadvies.
Bepaal wie extra kosten mag maken en hoe u stopt
- Wijs een contactpersoon aan, maar omschrijf apart wie een onderneming mag binden en voor welk bedrag.
- Laat nieuwe kosten vooraf bevestigen. Houd een gezamenlijk overzicht met bonnen en betaaldatums bij.
- Spreek af wat gebeurt bij vertraging, ziekte of vertrek: wie neemt werk over en wie informeert de klant?
- Regel bij het einde openstaande facturen, materialen, toegang tot systemen en het gebruik van resultaten.
Een opzegging tussen u beiden beëindigt niet vanzelf het contract met de klant. Noteer welke verplichtingen doorlopen en hoe de laatste afrekening wordt gemaakt. Geef iedere partij tijd om gegevens en bestanden te ontvangen voordat u toegangen afsluit. Bewaar afspraken die blijven gelden, zoals vertrouwelijkheid en gebruiksrechten.
Leg het project vast na de keuzes
Gebruik eerst één projectbegroting en bespreek het normale verloop én een vroeg einde. Bij een project tussen bestaande ondernemingen kan een samenwerkingsovereenkomst helpen. Richt u een aparte onderneming op of is sprake van complexe gezamenlijke exploitatie? Laat dan eerst de rechtsvorm en aansprakelijkheid beoordelen. Een standaardprojectovereenkomst vervangt geen vof-contract.
Gaat u samen een nieuwe onderneming oprichten? Bespreek de rollen van de oprichters vóór de oprichting. Gaat de samenwerking over doorverkoop, vergelijk dan een distributeur en een handelsagent. Een gezamenlijk winkelpand vraagt daarnaast om een keuze op basis van het gebruik van de bedrijfsruimte.