Gaat u aan een opdracht beginnen? Leg vooraf vast wat de klant wil ontvangen en welke afspraken al zijn bevestigd. Deze checklist helpt u de planning, prijs en wijzigingen te bespreken en uw offerte of opdrachtomschrijving te controleren.
Bespreek wat de klant wil ontvangen
KVK raadt aan de klantvraag, planning en het budget eerst helder te krijgen. Beschrijf daarna precies welk werk u doet, wat het kost en wat bij de prijs is inbegrepen. Maak ook duidelijk hoe u extra werk bespreekt. De bron hieronder geeft praktische offertetips.
- Laat de klant in eigen woorden beschrijven wanneer de opdracht voor hen geslaagd is.
- Maak een lijst met open vragen. Zet bij ieder antwoord wie het heeft bevestigd.
- Geef een nog niet gekozen optie duidelijk de naam “voorstel”, zodat deze niet tussen bevestigde afspraken belandt.
Voorbeeld: van losse vraag naar duidelijke opdracht
Stel: u helpt een winkelier met een nieuwsbrief. De eerste vraag is “kunt u onze nieuwsbrief verzorgen?”. De tabel hieronder laat zien wat u nog moet afspreken. Het is een fictief voorbeeld om aan te passen, geen volledige overeenkomst.
| Vraag | Voorbeeld om te bespreken |
|---|---|
| Wat levert u aan? | Een tekstvoorstel voor één nieuwsbrief, met onderwerpregel en drie productbeschrijvingen. |
| Wie levert informatie? | De winkelier levert productnamen, prijzen en links aan. U verzamelt vragen in één gedeeld bestand. |
| Wie neemt beslissingen? | Eén contactpersoon bundelt opmerkingen en geeft door welke tekst de winkel wil gebruiken. |
| Welke planning past? | Voorstel: de winkelier levert maandag informatie aan, u stuurt donderdag de tekst. Bespreek wat verschuift als informatie later komt. |
| Hoe bespreekt u een uitbreiding? | Wil de winkelier ook een tweede nieuwsbrief? Maak daarvoor een aanvullend voorstel met de prijs en gevolgen voor de planning. |
| Wat gebeurt er daarna? | Spreek afzonderlijk af wie de nieuwsbrief invoert, test en verstuurt. Laat deze taken niet onbesproken. |
Controleer uw offerte en bijlagen
Ondernemersplein beschrijft een offerte als een voorstel aan de klant. Vermeld onder meer de partijen, datum, werkzaamheden, prijs en geldigheidsduur. Gebruikt u algemene voorwaarden, verwijs er dan naar en stuur ze mee. Op de bronpagina vindt u het volledige stappenplan.
- Geef uw voorstel een versienummer en controleer of alle bijlagen bij die versie horen.
- Lees het voorstel naast uw gespreksnotities. Markeer ontbrekende antwoorden voordat u het verstuurt.
- Bewaar de verstuurde versie en de reactie samen. Werk een wijziging zichtbaar bij in plaats van stilzwijgend het oude bestand te vervangen.
Kies een document of vraag gericht advies
Gaat uw opdracht over een website of webshop? Controleer met uw klant het bestelproces van de webshop, inventariseer de websitegegevens en bespreek de keuzes voor cookietoestemming. Spreek af wie deze onderdelen controleert voordat de website wordt geopend.
U kunt deze voorbereiding in een eigen offerte verwerken. Gaat u als zelfstandige een opdracht uitvoeren? Met het gekoppelde document voor een overeenkomst van opdracht kunt u het werk, de vergoeding, planning en verantwoordelijkheden vastleggen. Vergelijk eerst het voorbeeld met uw afspraken. Een opdracht met vragen over aansprakelijkheid, auteursrechten of zelfstandigheid kan een gerichte beoordeling vragen. Alleen een andere documenttitel lost die vragen niet op.