Heeft u algemene voorwaarden, maar belooft uw offerte iets anders? Controleer de documenten als één geheel. De klant moet kunnen begrijpen wat wordt geleverd, wat het kost en welke afspraken gelden bij wijzigingen of problemen. Begin met een bestaande opdracht. Zo ontdekt u sneller onduidelijke grenzen dan wanneer u alleen een lange lijst juridische bepalingen leest.
Controleer één klantreis op tegenstrijdige beloften, passende klantgroep en tijdige verstrekking van voorwaarden.
Kies eerst uw klantgroep en prestatie
Verkoopt u aan bedrijven, consumenten of beide? De juridische bescherming verschilt. Gebruik zakelijke voorwaarden niet zonder controle voor particuliere klanten. Ook zakelijke algemene voorwaarden kunnen onredelijk bezwarend zijn. De wettelijke vernietigingsgronden voor algemene voorwaarden gelden echter niet voor iedere zakelijke wederpartij: artikel 6:235 BW bevat uitzonderingen, onder meer voor bepaalde rechtspersonen en partijen met minstens vijftig werkzame personen. De naam B2B maakt iedere bepaling dus niet automatisch geldig. Noteer daarna of u alleen diensten levert of ook goederen verkoopt, installeert of onderhoudt.
Leg offerte en voorwaarden naast elkaar
Controleer prijs, inbegrepen werkzaamheden, oplevering, klantmedewerking, wijzigingen, betaling en klachten. Noteer bij elk onderwerp de concrete afspraak en de standaardregel. Zeg niet tegelijk “alles inbegrepen” in de offerte en “iedere correctie wordt extra gefactureerd” in de voorwaarden zonder uitleg. Maak duidelijk welke afwijking voor deze opdracht geldt. Spreek ook een rangorde af voor offerte, opdrachtbevestiging en bijlagen. Een rangorde helpt bij lezen, maar repareert geen verboden of onredelijke bepaling.
Voorbeeld: twee correctierondes
Fictief voorbeeld: een ontwerpbureau biedt een brochure aan voor 1.500 euro met twee correctierondes. De voorwaarden noemen een uurtarief voor extra werk. In de opdrachtbevestiging omschrijft het bureau één ronde als één verzamelde lijst opmerkingen op dezelfde conceptversie. Nieuwe pagina’s vallen buiten de opdracht en worden eerst geoffreerd. De klant en het bureau kunnen nu toetsen of een verzoek een inbegrepen ronde of een nieuwe opdracht is. Het bureau bewaart de bevestiging met de juiste voorwaardenversie.
Kies passende voorwaarden en verstrek ze tijdig
Algemene voorwaarden dienstverlening passen bij terugkerende dienstafspraken. Algemene voorwaarden zakelijke overeenkomsten B2B passen bij goederen, diensten of een combinatie voor zakelijke klanten. Kies één passende set en verwijder niet-relevante keuzes. Geef de klant vóór of bij het sluiten een reële mogelijkheid de voorwaarden te lezen en bewaren. Een pdf bij de offerte is praktisch; alleen een verwijzing op de latere factuur komt te laat voor dat moment. Bewaar wat u heeft verstuurd en hoe de klant de opdracht accepteerde.
Maak eerst een lijst van echte afwijkingen
U kunt gratis beginnen met uw laatste offerte en een markering per verschil. Controleer bestaande branchevoorwaarden voordat u een nieuwe tekst koopt. Laat belangrijke aansprakelijkheidsgrenzen, gebruiksrechten en internationale afspraken gericht beoordelen. Kopieer niet zomaar de tekst van een concurrent: die kan ongeschikt zijn en auteursrechtelijk beschermd. Een document helpt pas als uw verkoopproces de gekozen afspraken ook uitvoert.