Halverwege een opdracht vraagt de klant “nog even” om een extra onderdeel. Controleer eerst of dat al in de afgesproken prijs zit. Is het een uitbreiding, beschrijf dan het verschil, de kosten en de gevolgen voor de planning. Deze gids gaat over wijzigingen tijdens zakelijke dienstverlening tussen opdrachtgever en zelfstandige. Een particuliere klacht over een te hoge offertefactuur vraagt andere uitleg.
Is de vraag extra werk of herstel van uw afspraak?
Leg de nieuwe wens naast de opdrachtomschrijving, geaccepteerde offerte en eerdere bevestigingen. Een tweede taalversie toevoegen kan een uitbreiding zijn. Een ontbrekende pagina maken die al was afgesproken, is niet vanzelf meerwerk. Benoem het verschil zonder meteen een bedrag te eisen. Zo wordt duidelijk waar de discussie werkelijk over gaat.
Controleer welke wijzigingsprocedure u al heeft afgesproken. Staat er een urenplafond, vaste prijs of aantal correctierondes? Bij een vast bedrag betekent “het kostte meer tijd” niet vanzelf dat de klant extra moet betalen. Bij een uurtarief blijven de afgesproken omvang en eventuele goedkeuringsgrens van belang. Bespreek tegenvallers zodra ze zichtbaar worden.
Voorbeeld: een extra rapport verandert prijs én datum
Stel dat u een zakelijke analyse voor €2.400 exclusief btw maakt, met oplevering op 20 oktober. De opdrachtgever vraagt een tweede rapport voor een andere doelgroep. U begroot zes extra uren van €80, dus €480. Voor overleg en controle zijn twee extra werkdagen nodig. Dit fictieve voorstel zegt niets over een automatisch recht op die vergoeding; beide partijen moeten de wijziging bespreken.
| Onderdeel | Bestaande afspraak | Wijzigingsvoorstel |
|---|---|---|
| Resultaat | Eén rapport voor directie | Tweede rapport voor teamleiders |
| Prijs exclusief btw | €2.400 | €480 extra; totaal €2.880 |
| Planning | 20 oktober | 22 oktober, na tijdig akkoord |
| Controle | Eén correctieronde | Ook één ronde voor het extra rapport |
Leg vast of €480 een vaste meerprijs is of een raming van uren. Bij een raming spreekt u af wanneer u meldt dat meer uren nodig zijn. Zeg ook of het eerste rapport op de oude datum kan worden geleverd. Soms wil de klant alleen een beperkt extra onderdeel; bied dan een kleinere variant met een eigen prijs en datum.
Vraag akkoord aan degene die het mag geven
Een medewerker die dagelijks vragen stelt, mag niet altijd het budget verhogen of het contract wijzigen. Controleer wie bevoegd is en hoe goedkeuring moet worden gegeven. Een reactie als “ziet er goed uit” kan over de inhoud gaan zonder een nieuwe prijs te bevestigen. Vraag daarom een duidelijk antwoord op resultaat, prijs en datum samen.
De overheidsvoorwaarden ARVODI-2018 laten als voorbeeld zien hoe aanvullende wensen, voorafgaande schriftelijke instemming en bevoegdheid afzonderlijk worden geregeld. Die voorwaarden gelden niet automatisch voor uw opdracht. Gebruik ze om uw eigen procedure te controleren, niet als wettelijke regel dat elke zakelijke wijziging precies zo moet verlopen.
Bewaar één duidelijk wijzigingsoverzicht
- Geef de wijziging een datum en nummer en verwijs naar de bestaande opdracht of overeenkomst.
- Omschrijf wat erbij komt, vervalt of wordt vervangen. Voeg bedragen, btw-behandeling en nieuwe betaalmomenten toe.
- Noem afhankelijkheden, zoals bestanden die de klant moet leveren. Geef aan welke andere afspraken ongewijzigd doorlopen.
- Bewaar het bevoegde akkoord bij het voorstel. Verwerk de wijziging daarna in planning en facturatie.
Blijft akkoord uit, maak dan onderscheid tussen bevestigd werk en het open voorstel. Bespreek welke werkzaamheden volgens de bestaande afspraak doorgaan en welke wachten. Heeft u al extra werk uitgevoerd zonder duidelijke bevestiging? Verzamel de berichten en vraag om verduidelijking. Een nieuwe overeenkomst achteraf bewijst niet vanzelf dat een oude meerprijs was afgesproken.
Een bevestiging kan genoeg zijn
Een duidelijke e-mail of ondertekende aanvulling kan bij een bestaande opdracht de meest praktische stap zijn, afhankelijk van uw contract. U hoeft niet voor iedere wijziging een nieuwe overeenkomst te maken. Wilt u de opdracht en de bevestigde aanpassingen opnieuw volledig vastleggen, dan kan de overeenkomst van opdracht voor zzp helpen. Die is niet bedoeld als speciale meerwerkbrief, consumentenklacht of contract voor aanneming van werk.