Een klant betaalt uw factuur niet. Controleer eerst de overeenkomst, de ontvangst van de factuur en eventuele deelbetalingen of creditnota’s. De factuurdatum is niet altijd het begin van de betalingstermijn. Deze gids is voor de ondernemer die betaling vraagt. Heeft u zelf een incassobrief ontvangen, dan helpt de gids over het controleren van een incassobrief beter.
Wie moet uw factuur betalen?
Kijk naar de contractpartij en de aankoop: een consument koopt privé, een zakelijke klant voor zijn onderneming. Dat verschil bepaalt mede de regels. Bij consumenten bestaat geen algemene wettelijke factuurtermijn van dertig dagen; u spreekt een redelijke termijn af. Grote bedrijven moeten bij betaling aan mkb-bedrijven en zelfstandigen een termijn van maximaal dertig dagen hanteren. Controleer of die bijzondere situatie geldt.
Bij andere zakelijke handelstransacties is zestig dagen de gebruikelijke bovengrens. Langer kan alleen onder voorwaarden, waaronder een uitdrukkelijke afspraak die niet kennelijk onbillijk is voor de schuldeiser. Zonder afgesproken termijn geldt in beginsel dertig dagen. Overheden betalen in beginsel binnen dertig dagen; verlenging tot zestig dagen is uitzonderlijk. Een afwijkende termijn verdient controle, geen automatische overname op uw factuur.
Controleer het beginpunt en uw prestatie
Zoek in de overeenkomst of de termijn loopt vanaf ontvangst, levering, een afgesproken datum of een andere geldige gebeurtenis. Bij de wettelijke zakelijke termijn speelt ontvangst van de factuur een rol; als de factuur eerder komt dan de levering of de ontvangstdatum onduidelijk is, kan de levering bepalend zijn. Een afgesproken controleprocedure vraagt afzonderlijke aandacht. Reken niet zonder meer vanaf de datum bovenaan de factuur.
Leg vast wanneer u heeft geleverd en wanneer de klant de factuur heeft ontvangen. Controleer het factuurnummer, de tenaamstelling en vereiste bestelgegevens. Een ontbrekend inkoopnummer kan een praktische blokkade zijn. Bespreek die, maar neem niet zonder controle aan dat iedere administratieve vraag de wettelijke termijn opnieuw laat beginnen.
Voorbeeld: een overeengekomen termijn van dertig dagen
In dit fictieve zakelijke voorbeeld is afgesproken: betaling binnen dertig kalenderdagen na ontvangst. De dienst is al geleverd, er is geen controleperiode en beide partijen bevestigen ontvangst op 1 september 2026. U begint voor deze afspraak op 2 september te tellen. Dit is een voorbeeld op basis van expliciete afspraken, geen universele rekenregel voor elke factuur.
| Datum | Gebeurtenis | Actie leverancier |
|---|---|---|
| 1 september | Ontvangst bevestigd | Bewaar bevestiging en factuur |
| 1 oktober | Dertigste dag na ontvangst | Controleer of betaling binnen is |
| 2 oktober | Afgesproken termijn voorbij | Controleer saldo en neem contact op |
| Na contact zonder oplossing | Betaling blijft uit | Stuur een controleerbaar schriftelijk verzoek |
Stond er €2.000 op de factuur, is €500 betaald en heeft u €200 gecrediteerd? Dan is €1.300 over: €2.000 − €500 − €200. Vermeld die correcties in uw verzoek. Houd een discussie over het uitgevoerde werk apart van een vergeten betaling. Vraag bij een inhoudelijk bezwaar welke onderdelen de klant betwist en reageer daarop.
Een betaalverzoek en incassokosten zijn aparte stappen
Persoonlijk contact of een korte herinnering kan een vergissing oplossen. Noteer wat de klant zegt en bevestig een nieuwe afspraak. Vraag bij geldproblemen een concreet voorstel met bedragen en data. Een verzoek om de oorspronkelijke factuur te betalen hoeft niet meteen een dreigbrief met extra kosten te worden.
Bij een consument moet u vóór incassokosten eerst een correcte kosteloze aanmaning sturen en de vereiste veertien dagen geven. Die termijn is iets anders dan de oorspronkelijke betaaltermijn. Controleer de formulering, het beginpunt en het aangekondigde bedrag afzonderlijk. Voor zakelijke klanten gelden andere regels. Tel rente of kosten pas op nadat u heeft gecontroleerd waarop ze berusten.
Stuur het juiste verzoek voor het juiste saldo
Klopt de factuur, is de termijn voorbij en zijn eerdere reacties verwerkt? Dan kan een brief over een openstaande factuur helpen het verzoek vast te leggen. Een eenvoudige betalingsbrief lost een groot inhoudelijk geschil niet op en vervangt geen specifieke ingebrekestelling of processtuk. Controleer consumenteneisen apart als u incassokosten wilt aankondigen.