Een brief van een incassobureau betekent dat iemand betaling vraagt, maar de brief vertelt niet altijd meteen hoe het bedrag is opgebouwd. Verzamel daarom eerst de overeenkomst of bestelling, de oorspronkelijke leverancier, eerdere berichten en uw betaalbewijzen. Daarna kunt u gericht vragen om onderbouwing of uitleg, zonder een bedrag te erkennen dat u nog niet kunt controleren.
Controleer wie om betaling vraagt en waarom
Noteer de naam van de oorspronkelijke schuldeiser: de leverancier of organisatie bij wie de rekening volgens de brief is ontstaan. Schrijf ook het klantnummer, factuurnummer, de datum, de dienst of bestelling en het kenmerk van het incassobureau over. Controleer of de brief aan u is gericht en of u de overeenkomst herkent. Weet u niet welke overeenkomst wordt bedoeld, vraag dan om een kopie van het contract, de bestelling of de oorspronkelijke factuur voordat u inhoudelijk antwoord geeft.
- Vergelijk de brief met uw contract, orderbevestiging, factuur en eerdere herinneringen.
- Markeer wat u wel herkent en wat ontbreekt of niet klopt.
- Schrijf de datum op waarop u de brief ontving en de betaal- of reactiedatum die erin staat.
Bekijk de oorspronkelijke rekening, rente en extra kosten
Met de incassokosten rekenmachine kunt u de gewone wettelijke staffel narekenen. Controleer hieronder ook of aan de voorwaarden voor die kosten is voldaan.
| Onderdeel | Wat controleert u? |
|---|---|
| Hoofdsom | De oorspronkelijke prijs of factuur en de periode waarop die ziet. |
| Rente | Vanaf welke datum rente is berekend en over welk bedrag. |
| Incassokosten | Of u eerst een aanmaning met 14 dagen betaalruimte kreeg, of het precieze kostenbedrag daarin stond en hoe de kosten zijn berekend. |
| Betalingen | Of eerdere betalingen, terugboekingen of verrekeningen zijn verwerkt. |
Bent u consument? Dan mag de schuldeiser pas incassokosten rekenen nadat u een schriftelijke aanmaning heeft ontvangen die u nog 14 dagen geeft om zonder die kosten te betalen. Die termijn begint op de dag na ontvangst. De aanmaning moet het precieze bedrag aan incassokosten noemen dat volgt als u niet op tijd betaalt. Vergelijk dat bedrag met de wettelijke maximumtarieven. Bij een kleine vordering geldt meestal een minimum van € 40. Een gewone incassobrief met kosten is niet vanzelf bewijs dat u vooraf deze aanmaning kreeg.
Een incassobureau kan namens de schuldeiser betaling vragen. Volgens Rijksoverheid kan een gerechtsdeurwaarder een dagvaarding uitbrengen. Een incassobureau kan dat niet zelf en mag geen beslag leggen. Controleer dus eerst welk soort brief u heeft. Een officiële dagvaarding bevat een oproep voor een datum en tijd bij de rechter en vraagt een andere, snelle reactie dan een gewone incasso-aanmaning.
Leg uw betaling naast de vordering
- Maak één overzicht met datum, bedrag, kenmerk en bewijs van iedere betaling.
- Trek alleen betalingen af die u aan deze factuur kunt koppelen. Zet een onduidelijke betaling op een aparte regel.
- Vraag om de berekening van het resterende bedrag en reageer vóór de datum in de brief.
Betwist precies wat u niet kunt bevestigen
Schrijf welk onderdeel u betwist en waarom. Bijvoorbeeld: “Ik herken de genoemde overeenkomst niet. Stuur mij daarom de overeenkomst, oorspronkelijke factuur en een specificatie van rente en incassokosten. Ik behoud mijn standpunt totdat ik deze stukken heb kunnen controleren.” Of: “Ik betwist € 100,00 van de hoofdsom, omdat ik dit bedrag op 8 mei heb betaald. Het betaalbewijs is bijgevoegd.” Zo geeft u geen algemene afwijzing wanneer een ander deel van de vordering misschien wel klopt. Vermeld ook bij wie u eerder heeft gereageerd en voeg alleen relevante bijlagen toe.
Kies de passende vervolgstap
Gebruik de gekoppelde brief wanneer u bezwaar wilt maken tegen een concrete vordering en onderbouwing of een schriftelijke reactie wilt vragen. Vul de oorspronkelijke schuldeiser, het kenmerk, de betwiste post en uw bewijs zorgvuldig in. Ontvangt u een dagvaarding van een gerechtsdeurwaarder, noteer dan direct de zittingsdatum en zoek passende juridische hulp. Een gewone incassobrief en een dagvaarding zijn niet hetzelfde. Erkent u de schuld en gaat het alleen om betalen in delen, kies dan een brief voor een betalingsregeling.