Laat u managementwerk uitvoeren door een management-BV of andere zakelijke opdrachtnemer? Beschrijf de werkzaamheden, maar controleer daarnaast afzonderlijk de bevoegdheid en eventuele bestuurdersbenoeming. Een managementovereenkomst regelt de opdracht en vergoeding. Zij maakt iemand niet vanzelf statutair bestuurder en verandert de werkelijke aard van de samenwerking niet door alleen de titel.
Test welke besluiten uw manager mag nemen en hoe een variabele vergoeding wordt berekend voordat u een managementcontract gebruikt.
Wie levert welke managementtaak?
Noteer de contractpartijen en de persoon die het werk uitvoert. Dagelijkse leiding, strategisch advies en statutair bestuur zijn geen onderling uitwisselbare rollen. Beschrijf beschikbaarheid, rapportage en concrete verantwoordelijkheden. Leg een managementvergoeding tussen holding en werkmaatschappij concreet vast. Dat betekent niet dat iedere managementconstructie automatisch fiscaal of arbeidsrechtelijk passend is. Laat een deskundige de echte uitvoering beoordelen als twijfel bestaat over dienstverband, loon, btw of verbonden ondernemingen.
Leg beslisruimte en goedkeuring apart vast
Maak een overzicht van begroting, leverancierskeuze, personeelsbesluiten en ondertekening. Zet per handeling wie beslist, welke grens geldt en welke voorafgaande goedkeuring nodig is. Een opdracht om leveranciers te zoeken is niet vanzelf een volmacht om elk contract te tekenen. Controleer statuten, bestaande benoemingsbesluiten en Handelsregistergegevens. Vermeld een afzonderlijke volmacht waar die nodig is. Bespreek ook een belangenconflict, bijvoorbeeld als de manager een onderneming van een familielid wil inschakelen; een gewone rapportage achteraf kan dan te weinig zijn.
Voorbeeld: bonus boven een doelomzet
Fictief voorbeeld: een management-BV krijgt 4.000 euro per maand en een besproken bonus van 5% over jaaromzet boven 500.000 euro. Bij een afgesproken omzetbegrip van 560.000 euro is de voorbeeldbonus 3.000 euro. Partijen bepalen ook of retouren, creditnota’s en btw buiten de basis vallen en wie de cijfers vaststelt. Deze rekensom is een commerciële oefening, geen aanbeveling voor fiscale behandeling. Zonder een omschreven basis kunnen twee partijen uit dezelfde administratie een andere bonus berekenen.
Maak vervanging en overdracht uitvoerbaar
Wie neemt de opdracht over bij ziekte en welke toegang is dan toegestaan? Beschrijf een veilige overdracht van dossiers, accounts en bedrijfsmiddelen. Controleer de opzegroute en eventuele afzonderlijke gevolgen voor een bestuurdersfunctie. Het einde van de managementopdracht is niet automatisch hetzelfde als ontslag uit die functie. De managementovereenkomst past bij managementdiensten tussen zakelijke partijen, niet als vervanging van een arbeidsovereenkomst, aandeelhoudersregeling of benoemingsbesluit. Benoem welke documenten apart nodig zijn en welke afspraak waar staat.
Begin met een bevoegdheden- en vergoedingsschema
U kunt gratis taken, bevoegdheden en de voorbeeldbonus op één blad zetten. Vraag de uitvoerende manager en de onderneming ieder hun uitleg te geven. Verschillen zijn bespreekpunten voordat u tekent. Leg daarna de juiste zakelijke afspraken vast en laat fiscale of vennootschapsrechtelijke vragen apart beoordelen. Een standaarddocument garandeert geen zelfstandigheid, belastingvoordeel of bescherming tegen bestuurdersaansprakelijkheid.