U gebruikt een webwinkel niet meer, maar uw account bestaat nog. U kunt vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen. Dat betekent niet automatisch dat ook elke oude bestelling of factuur verdwijnt. Het doel waarvoor de winkel elk gegeven bewaart, bepaalt mede wat er kan gebeuren.
Eén klant, verschillende gegevens
Stel: u kocht in 2024 schoenen, stopte daarna met bestellen en vraagt in september 2026 om verwijdering. De winkel heeft nog een account, een verlanglijst, gegevens voor nieuwsbrieven en de factuur van die aankoop. Behandel deze gegevens afzonderlijk. Een gesloten account kan verdwijnen, terwijl een factuur in de boekhouding blijft staan.
| Gegevens | Vraag aan de winkel | Mogelijke uitkomst |
|---|---|---|
| Account, profiel en verlanglijst | Zijn die nog nodig nu ik de dienst niet meer gebruik? | Verwijderen als er geen andere geldige reden is om ze te bewaren. |
| Nieuwsbriefadres en marketingprofiel | Ik trek mijn toestemming in of maak bezwaar tegen direct marketing. Wat stopt? | Marketing stopt. Gegevens zonder andere grondslag worden verwijderd. |
| Factuur en noodzakelijke betaalgegevens | Welke wettelijke bewaarplicht geldt, en tot wanneer? | De factuur kan in de administratie blijven zolang de plicht geldt. |
De fiscale bewaartermijn voor facturen is doorgaans zeven jaar. Bij bepaalde regelingen is zij tien jaar. Dat maakt niet alle accountgegevens automatisch zeven jaar nodig. Ook een openstaande claim kan reden zijn om bepaalde gegevens te bewaren, maar de winkel moet uitleggen welke gegevens daarvoor nodig zijn. Een verzoek om uw account te sluiten vervangt bovendien niet vanzelf een verzoek om overige gegevens te wissen.
Maak uw verzoek precies genoeg
Schrijf bijvoorbeeld: “Ik gebruik mijn klantaccount sinds maart 2025 niet meer. Wilt u mijn account, profiel, verlanglijst en gegevens voor nieuwsbrieven verwijderen? Ik trek mijn toestemming voor de nieuwsbrief in en maak bezwaar tegen gebruik voor direct marketing. Mijn bestelnummer uit 2024 is 1234. Als u gegevens uit die bestelling moet bewaren, geef dan per soort gegeven aan waarom, tot wanneer en waarvoor u het nog gebruikt. Bevestig wat u heeft verwijderd.” Zo vraagt u niet om het onmogelijke, maar laat u de winkel wel per onderdeel beslissen.
Weet u niet welke gegevens de winkel heeft? Vraag eerst om inzage. Wilt u alleen geen reclame meer? Afmelden of bezwaar tegen direct marketing kan sneller en is gratis. Voor een uitgebreid verwijderingsverzoek kunt u ook zelf kosteloos een e-mail sturen. Het document helpt als u de gegevens en uw vragen overzichtelijk wilt vastleggen.
Controleer het antwoord en de termijn
De winkel moet zonder onnodige vertraging reageren, uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Bij een complex verzoek of veel verzoeken mag zij met maximaal twee extra maanden verlengen, maar zij moet dit met reden binnen de eerste maand melden. Bij redelijke twijfel over uw identiteit mag zij aanvullende informatie vragen om u te herkennen. Stuur niet meer gegevens dan daarvoor nodig zijn.
Controleer of het antwoord benoemt wat is gewist en wat niet, met een concrete reden voor het bewaren. Bij een weigering moet de winkel u ook wijzen op de mogelijkheid van een klacht bij de privacytoezichthouder en een gang naar de rechter. Bewaar uw verzoek, verzendbewijs en antwoord. Vraag gericht door als “wij bewaren uw gegevens voor administratie” niet duidelijk maakt welke gegevens en welke termijn bedoeld zijn.
Gaat het om een foto of video waarop u herkenbaar online staat? Baken uw verzoek om verwijdering van een online foto af met de exacte pagina en publicatie. Zo hoeft de ontvanger niet te raden welk beeld u bedoelt.