Vraag vooraf of het gesprek gaat over ontwikkeling, een formele beoordeling of beide. Een werknemer moet begrijpen waarop het gesprek wordt gebaseerd en welke gevolgen worden besproken. Arboportaal beschrijft een inzetbaarheidsgesprek als gelijkwaardige uitwisseling over kansen, werkeisen en behoeften. Geef daar ruimte voor, ook als de leidinggevende prestaties moet beoordelen.
Scheid het gesprek over ontwikkeling van een beoordeling en maak doelen samen concreet.
Maak het doel van het gesprek duidelijk
Gebruik afspraken uit de functie, eerdere doelen en concrete voorbeelden. Vraag beide deelnemers vooraf voorbeelden en vragen mee te brengen. Een verrassing in de vorm van algemene kritiek zonder herkenbare situaties maakt het moeilijk om gericht te verbeteren. Controleer of uw cao of interne regeling aanvullende afspraken bevat.
Fictief voorbeeld: de beoordeling zegt dat u nauwkeuriger moet werken. Vraag welke fouten worden bedoeld. Een werkafspraak kan zijn dat u offertes met een vast controleoverzicht nakijkt en de leidinggevende de eerste vijf samen met u bespreekt. Dat geeft een uitvoerbare stap en maakt zichtbaar welke hulp nodig is.
Van een etiket naar een werkafspraak
Leg per doel vast wat u doet, welke middelen of opleiding beschikbaar zijn en wanneer u voortgang bespreekt. Bespreek ook belemmeringen zoals ontbrekende toegang of tegenstrijdige prioriteiten. Een doel dat afhankelijk is van een andere afdeling vraagt een afspraak met die afdeling, niet alleen een opdracht aan één werknemer.
Maak in het verslag onderscheid tussen besproken feiten, beoordeling en afspraken. Is de werknemer het niet eens, neem diens reactie herkenbaar op. Leg uit wat een handtekening betekent: ontvangst van het verslag of akkoord met de inhoud. Laat iemand niet onduidelijk tekenen voor twee verschillende dingen.
Leg ook ondersteuning vast
Plan de opvolging en bespreek of ondersteuning werkelijk is geleverd. Een ingevuld formulier alleen verandert het werk niet. Wanneer de beoordeling gevolgen krijgt voor loon, functie of een verbetertraject, laat dan duidelijk zijn welke procedure volgt en waar de werknemer vragen kan stellen.