Een screeningsbeleid moet uitleggen waarom een controle nodig is voor een bepaalde functie en hoe de uitkomst zorgvuldig wordt beoordeeld. Justis benadrukt dat screening in verhouding moet staan tot de functie en dat de privacyregels gelden. Start dus met risico’s en passende controles, niet met een onbeperkte zoektocht naar informatie over iedere sollicitant.
Koppel iedere controle aan een concreet functierisico. Een online naamovereenkomst is nog geen betrouwbare bevinding.
Schrijf per controle het doel op
Voor een functie met een vereist diploma is controle van dat diploma een gerichte stap. Dat rechtvaardigt niet vanzelf onderzoek naar privérelaties of een volledig financieel verleden. Leg vast wie de controle uitvoert, welke bron gebruikt wordt en wie de uitkomst mag zien. Informeer de kandidaat vooraf en bied ruimte om een onjuist of onvolledig resultaat toe te lichten.
Voorbeeld: dezelfde naam, andere persoon
Fictief: een zoekresultaat over een fraudezaak noemt dezelfde voor- en achternaam als een kandidaat. De publicatie betreft echter iemand uit een andere leeftijdsgroep en vermeldt geen betrouwbare koppeling met de sollicitant. Registreer dit niet als “fraude aangetroffen”. Controleer eerst of de bron relevant, betrouwbaar en aan de juiste persoon toe te rekenen is. Laat een onbewezen zoekhit geen feit worden in een gedeeld selectiedossier.
Bewaar een passende uitkomst, geen onnodig archief
Motiveer een beslissing met het relevante functierisico en de beoordeelde feiten. Bewaar gegevens niet langer of breder dan voor het doel nodig is en beperk toegang. Justis noemt ook het beoordelen of een privacyrisicoanalyse nodig is. Controleer bij een externe screener diens werkwijze en bevoegdheden. Uitbesteden neemt uw verantwoordelijkheid voor een zorgvuldige selectie niet weg.