Het maken van een offerte en het uitvoeren van de aangeboden klus zijn aparte zaken. Controleer of betaalde opname, ontwerp of advies vooraf herkenbaar was afgesproken voordat u offerte kosten betwist.
Het maken van een offerte en het uitvoeren van de aangeboden klus zijn aparte zaken. Controleer of betaalde opname, ontwerp of advies vooraf herkenbaar was afgesproken voordat u offerte kosten betwist.
Kies eerst de juiste route
Een offerte is volgens ACM in principe gratis, tenzij vooraf is afgesproken dat u daarvoor betaalt. De naam op de rekening beslist niet alles. Een betaald ontwerp of deskundig onderzoek kan een afzonderlijke opdracht zijn, ook als u daarna de grotere klus niet laat uitvoeren. Omgekeerd maakt het afwijzen van een gratis offerte u niet automatisch betalingsplichtig. Vraag wat precies is geleverd, welke opdracht u daarvoor gaf en waar de prijs vóór de werkzaamheden werd vermeld.
Maak de feiten controleerbaar
Verzamel de uitnodiging voor het bezoek, websiteprijzen, berichten over de opname en de offerte. Zet de vraag die u stelde naast het antwoord van het bedrijf. “Kunt u vrijblijvend een prijs noemen?” verschilt van “Ik geef opdracht voor dit betaalde ontwerp.” Noteer of u een kostenbedrag of berekeningswijze zag en akkoord gaf. Vraag bij een onduidelijke factuur een specificatie van uren, bezoek en ontwerp. De enkele vermelding achteraf dat tijd is besteed, bewijst geen voorafgaande betaalafspraak.
Werkvoorbeeld met verzonnen gegevens
Fictief voorbeeld: Noor vraagt drie bedrijven om een prijs voor raamdecoratie. Eén bedrijf rekent na haar afwijzing €95 opnamekosten. In de e-mail stond een gratis prijsopgave; Noor vraagt daarom welke eerdere afspraak de €95 ondersteunt. Een ander bedrijf had vooraf €75 voor een uitgebreid meetrapport aangeboden en Noor ging daarmee akkoord. Daar is het niet genoeg dat zij de gordijnen elders bestelt. Het vergelijkingsoverzicht maakt zichtbaar welk deel werkelijk betwistbaar is.
Uw bericht en de vervolgstap
De offertebrief past wanneer u de grond voor het opstellen van de offerte betwist. Een rekening boven de afgesproken uitvoeringsprijs vraagt de meerwerkroute. Benoem in uw bericht het factuurnummer, het bestreden bedrag en wat u vooraf vroeg. Vraag bewijs van uw akkoord en zo nodig een gecorrigeerde factuur. Betaal niet gedachteloos om van het gesprek af te zijn, maar negeer herinneringen ook niet. Bij een aparte betaalde adviesopdracht kan een andere beoordeling nodig zijn.
Controleer vóór verzending
Lees uw bericht alsof u de ontvanger bent. Is duidelijk welke afspraak, betaling of gebeurtenis u bedoelt? Nummer de bijlagen en verwijs naar de juiste pagina. Stuur kopieën en bewaar de originelen. Maak gegevens van andere personen en niet relevante transacties onleesbaar. Bewaar uw definitieve bericht, verzendbewijs en antwoord bij elkaar. Een eigen e-mail of een gratis officiële voorbeeldbrief kan voldoende zijn; een betaald document is een hulpmiddel om uw verzoek te ordenen. Het geeft geen garantie op de uitkomst en vervangt geen advies bij een ingewikkeld geschil.