Maak eerst een controleerbaar overzicht van vervallen huur en ontvangen betalingen. Een betalingsverzoek is geen ontruiming, incassokostenbrief of vervanging van de regels over hulp en vroegsignalering.
Maak eerst een controleerbaar overzicht van vervallen huur en ontvangen betalingen. Een betalingsverzoek is geen ontruiming, incassokostenbrief of vervanging van de regels over hulp en vroegsignalering.
Maak één regel per vervallen huurtermijn
Controleer contract, verschuldigd maandbedrag, vervaldatum en de datum tot waarop uw bankoverzicht compleet is. Verwerk alle ontvangen betalingen en omschrijf hoe een betaling is toegerekend. Vraag bij een onherkenbare overschrijving of betwisting eerst om het betaalbewijs. Neem toekomstige huur niet alvast als achterstand op. Houd een betwiste serviceafrekening of boete buiten dit eenvoudige huuroverzicht. Artikel 7:212 BW verplicht de huurder op de afgesproken wijze en tijd te betalen, maar uw administratie moet laten zien welk bedrag daadwerkelijk nog openstaat. Een eigen gratis herinnering kan bij een vergissing voldoende zijn.
Voorbeeld: deelbetaling en nieuwe huur niet verwarren
Fictief voorbeeld: Sam verhuurt aan één huurder voor €800 per maand, telkens verschuldigd op de eerste dag. Op 7 oktober zijn september en oktober vervallen: €1.600. Hij ontving €500 met het kenmerk september en €300 met het kenmerk oktober. Het resterende saldo is €1.600 min €800 = €800: €300 voor september en €500 voor oktober. November is nog niet vervallen en staat niet in de vordering. Op de verzenddag controleert Sam opnieuw zijn bankrekening. Een nieuwe betaling van €200 moet nog van het totaal af voordat hij de sommatie verstuurt.
Controleer contact, hulpaanbod en vroegsignalering
Vraag rustig of sprake is van een betaalfout, betwisting of betalingsprobleem. Controleer de toepasselijke regels voor persoonlijk contact, schriftelijke herinnering, hulpaanbod en melding bij de gemeente. Een sommatie alleen vervangt die stappen niet. Leg vast wat daadwerkelijk is gedaan en wanneer, zonder een gemeentelijke melding te claimen die nog niet heeft plaatsgevonden. Bespreek een voorstel voor betaling in termijnen apart: bedrag, data, lopende huur en gevolgen bij een gemiste termijn moeten duidelijk zijn. Een voorgestelde regeling is pas een afspraak nadat partijen overeenstemming hebben. Deel niet meer persoonsgegevens dan de geldende meldingsroute vraagt.
Rijksoverheid noemt vooraf minstens één schriftelijke herinnering, een poging tot persoonlijk contact, informatie over schuldhulp en het aanbod om gegevens te delen. Heeft de huurder bezwaar tegen delen, dan mag u geen melding doen. Geen contact kunnen krijgen is volgens die uitleg iets anders dan een ontvangen bezwaar. Laat bij twijfel de gemeentelijke route controleren en noteer de feitelijke reactie; verzin geen toestemming.
Gebruik de sommatie binnen haar beperkte doel
De gekoppelde brief past bij een particuliere verhuurder van eigen woonruimte aan één huurder en een gecontroleerde achterstand. Hij vraagt betaling binnen veertien dagen vanaf de dag na ontvangst, maar zegt geen incassokosten aan. Hij past niet bij meerdere hoofdelijke huurders, bedrijfsruimte of incasso namens een ander. Geef rekening, kenmerk, peildatum en specificatie en bewaar ontvangstbewijs. Artikel 7:231 BW vereist bij ontbinding wegens huurdersverplichtingen in beginsel de rechterlijke route. Verwissel daarom geen sloten en sluit voorzieningen niet af om betaling af te dwingen. Laat blijvende achterstand en een eventuele incasso- of beëindigingsstap afzonderlijk beoordelen.