Staat bij een organisatie een verkeerde geboortedatum, oud adres of onvolledig persoonsgegeven? Een correctieverzoek wordt sterker als u precies laat zien welke registratie onjuist is en wat daarvoor in de plaats moet komen. Vraag niet meteen om uw hele dossier te wissen. Inzage, rectificatie en verwijdering hebben verschillende doelen. Begin met een klein overzicht dat de organisatie daadwerkelijk kan controleren.
Vergelijk het opgeslagen gegeven met de juiste waarde en bepaal of rectificatie uw vraag werkelijk oplost.
Maak drie kolommen
Noteer waar u het gegeven zag, welke waarde er nu staat en welke juiste waarde u vraagt. Voeg een datum, klantnummer en alleen relevant bewijs toe. Een rekening kan een nieuw correspondentieadres ondersteunen; zij bewijst niet iedere andere registratie. Geef bij een onvolledig gegeven aan welke aanvulling nodig is en waarom die voor het gebruik van de gegevens relevant is. Vraag eerst inzage als u niet weet wat de organisatie heeft opgeslagen. Een vermoeden zonder aanwijsbaar gegeven maakt gerichte correctie lastig.
Onderscheid een fout van een meningsverschil
Een verkeerd overgenomen datum is iets anders dan een beoordeling waarmee u het oneens bent. Een medische professionele conclusie of geregistreerde mening verandert niet vanzelf doordat u een andere mening heeft. Soms kan een aanvulling of afzonderlijke reactie passender zijn. Ook een historisch adres kan terecht bewaard blijven terwijl het actuele correspondentieadres wordt aangepast. Voor formele overheidsregisters en kredietregistraties bestaan eigen procedures. De algemene correctiebrief vervangt die niet en is bedoeld voor uw eigen gegevens, niet voor vertegenwoordiging van iemand anders. Een aantoonbare feitelijke fout in de gegevens waarop een oordeel rust, kan wel om correctie vragen. Maak duidelijk onderscheid tussen die fout en de professionele conclusie die u wilt laten veranderen.
Voorbeeld: actuele gegevens en geschiedenis
Fictief voorbeeld: Selin verhuisde op 1 juni. Het klantenportaal toont haar oude adres als actueel en vermeldt ten onrechte dat zij pas in augustus klant werd. Zij maakt twee regels: nieuw correspondentieadres met verhuisbewijs, en juiste startdatum met de oorspronkelijke bevestiging. Zij vraagt niet om oude facturen te herschrijven of haar volledige betaalgeschiedenis te verwijderen. Na het antwoord controleert zij beide velden opnieuw. Een correcte adreswijziging betekent immers nog niet dat ook de foutieve startdatum is hersteld.
Vraag een controleerbaar antwoord
Stuur uw verzoek naar het privacycontact of de verantwoordelijke organisatie en bewaar ontvangstbewijs. Volgens de Europese Commissie geldt in beginsel een reactie binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan een gemotiveerde verlenging gelden; controleer de toelichting en aangekondigde datum. Vraag bevestiging van de correctie en, waar vereist, bericht aan ontvangers van de onjuiste gegevens. Een weigering hoort een reden te bevatten. Verstrek bij twijfel over identiteit alleen noodzakelijke verificatie; een volledige identiteitskopie is niet automatisch nodig. Een noodzakelijke verlenging wegens complexiteit of het aantal verzoeken bedraagt maximaal twee extra maanden. De organisatie moet u binnen de eerste maand na ontvangst over de verlenging en de redenen informeren; een verlenging geeft dus niet drie maanden stilzwijgen.
Begin gratis met uw vergelijking
U kunt uw overzicht zelf naar de organisatie sturen. De correctiebrief helpt als u een afgebakend verzoek formeel wilt vastleggen. Bewaar versies, bijlagen en antwoorden. Blijft de fout bestaan, vraag verduidelijking en onderzoek de toepasselijke klachtmogelijkheid. Deze brief dient zelf geen klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in en belooft geen verwijdering van rechtmatig bewaarde gegevens.