Een goed verzuimprotocol helpt bij melden, contact en terugkeer naar werk. Maak duidelijk welke praktische informatie de werkgever nodig heeft en welke beoordeling bij de bedrijfsarts hoort. Test ook wat er gebeurt als de gewone leidinggevende niet bereikbaar is.
Een goed verzuimprotocol helpt bij melden, contact en terugkeer naar werk. Maak duidelijk welke praktische informatie de werkgever nodig heeft en welke beoordeling bij de bedrijfsarts hoort. Test ook wat er gebeurt als de gewone leidinggevende niet bereikbaar is.
Maak melden ook bij afwezigheid uitvoerbaar
Arboportaal schrijft dat de werkgever de ziekmeldingsregels bekend moet maken en de zieke werknemer uiterlijk binnen een week bij de arbodienst of bedrijfsarts moet melden. De werknemer moet de verzuimregels volgen. Beschrijf daarom het gewone meldkanaal, tijdstip, contactpersoon en een vervanger. Geef een bruikbare noodroute wanneer bellen niet lukt of de leidinggevende ontbreekt. Vraag een bevestiging van registratie zonder ziekteoorzaak op te vragen. Laat medewerkers het protocol vóór een ziekmelding kunnen vinden. Een regel in een ontoegankelijke personeelsmap is in de praktijk moeilijk na te leven.
Scheid praktische planning en medisch advies
De werkgever mag volgens Arboportaal vragen wanneer de werknemer verwacht weer te kunnen werken, maar niet naar de oorzaak van de ziekte. Beschrijf contact daarom rond bereikbaarheid, overdracht en afspraken, niet rond diagnose of medicijnen. De bedrijfsarts adviseert onafhankelijk over werk en gezondheid en heeft medisch beroepsgeheim. Zorg dat medewerkers weten hoe zij die arts bereiken. Een afgesproken contactfrequentie moet bij de situatie passen en kan worden bijgesteld. Bewaar in de personeelsregistratie alleen informatie die daar nodig en toegestaan is; maak een medisch verhaal niet onderdeel van een algemeen teamoverzicht.
- Bekend meldkanaal met een bereikbare vervanger
- Bedrijfsarts en praktische contactpersoon gescheiden
- Werkhervatting afgestemd op passende adviezen
Voorbeeld: de leidinggevende is zelf op vakantie
Fictief voorbeeld: Noor moet vóór haar dienst bellen, maar haar leidinggevende is met vakantie en neemt niet op. Het verbeterde protocol noemt een vervangend nummer en een bevestigingsbericht. HR registreert de ziekmelding en plant contact met de arbodienst. De teamplanning vermeldt alleen dat vervanging nodig is. Medische vragen worden niet in de groepschat gesteld. Als Noor later gedeeltelijk kan hervatten, worden taken, tijden en evaluatie apart afgesproken op basis van passend advies. De algemene regel “iedere maandag bellen” wordt dan bekeken naast die concrete afspraken, niet blind toegepast.
Test protocol, terugkeer en geschillenroute
Maak een checklist: kan een nieuwe medewerker melden, is er een vervanger, staat de bedrijfsarts vermeld en weet HR wie welke gegevens ziet? Beschrijf ook hoe partijen handelen bij verschil over re-integratie, zonder meteen een loonmaatregel aan te kondigen. De overheid noemt onder meer een deskundigenoordeel bij UWV en een second opinion bij een andere bedrijfsarts. U kunt gratis eerst uw bestaande proces tekenen. De verzuimbeleid-template helpt algemene werkafspraken vastleggen; zij vervangt geen medische beoordeling, individueel plan van aanpak of juridisch oordeel over een loonstop. Deel en actualiseer contactgegevens actief.